Applicant and Candidate Privacy Policy

What every Applicant and Candidate needs to know about this policy

Who

This policy applies to applicants and candidates for roles within Experian

What

This policy provides an overview of how applicant and candidate data is collected, stored, retained and processed

Why

We are committed to being transparent about how we collect and use your personal data and in meeting our data protection obligations

Key Policy Points

We need to process applicant and candidate data to ensure we can manage a fair and effective recruitment and selection process and to assess suitability for a role

Our Approach

We collect and process your personal data to manage the recruitment, selection and onboarding process and we are committed to being transparent about how we collect and use your personal data and in meeting our data protection obligations. This policy applies for job applicants and candidates of Experian Bilgi Hizmetleri Ltd. For the purposes of data protection laws, Experian Bilgi Hizmetleri Ltd is the data controller of your personal data.

Processing Your Data

We need to process your data in order that we can manage a fair and effective recruitment and selection process and to assess your suitability for a role, carry out background and reference checks, communicate with you about the recruitment process and to comply with legal or regulatory requirements. We process this data based on the request of the data subject/applicant prior to entering into a contract and the consent provided by the applicant is the legal processing ground used by Experian in order to appoint the right applicant or candidate to the role advertised.

We only retain your personal data for our own internal record keeping and administrative purposes and to manage any query or complaint you may have. The legal processing ground we rely on is our legitimate interest. It is in our legitimate interests to keep accurate records of our recruitment process and to manage or our relationship with the applicants and candidates.

 If you have notified us about any special needs, which falls under special categories of personal data (for example such as information about health) we may need to process your information to make reasonable adjustments. These processing activities on special categories of data are done for the purposes of carrying out the obligations and exercising specific rights of the company or of the employee in the field of employment and social security and social protection laws, always authorised by law or a collective agreement pursuant to law providing for appropriate safeguards for the fundamental rights and the interests of the data subject.

If you are successful, we will process your data to enter into an employment contract with you and will collect personal data about you only with your consent from third parties, such as references supplied by former employers or educational establishments. Credit reference check are only made when entering in a trusted position and when it is necessary with such check due to the position in accordance with local law. only Criminal records if obtained, will not archived and, we will process this data only when it is allowed by local laws. We will also process your data to comply with our legal obligations to check your eligibility to work in the applicable country before employment starts.

We will not use your data for any purpose other than in relation to the vacancy which you have applied unless we specifically ask your consent to keep your personal data on file in case there are future employment opportunities for which you may be suited. In these circumstances, we will tell you how long we will retain your data and you are free to withdraw your consent at any time.

You are under no statutory or contractual obligation to provide data to Experian during the recruitment process. However, if you do not provide the information, we may not be able to process your application or include you in our selection processes.

Collection, Storage and Retention

We collect and process a range of information about you such as your name and address, your skills and experience and your career history. This information is collected in a variety of ways, for example, it might be collected through application forms or your CV, from your passport or other identity documents and from third parties including recruitment agents. 

When you apply for a role at Experian, you will be given an opportunity to create a profile within the Smart Recruiters platform. This will allow you to make updates to your candidate profile, including deleting it.

If your application for employment is successful, personal data gathered during the recruitment process will be transferred to our internal systems, People Portal and Oracle which we use to hold information about our employees. Our Employee Privacy Policy will tell you more about how we handle your personal data should you be successful in the recruitment process.

If your application for employment is unsuccessful, we will hold your data in our HR systems for no longer than 12 months  after the end of the relevant recruitment process.  We retain the data to enable us to  make you aware of any future roles at Experian that may be suitable for you.  We also hold this data so that we can monitor the diversity of the people who apply for a role with us.

At the end of that period, your data is deleted or destroyed.

The table below provides a list of all the data held and the purpose for which the data is held:

Data Collected

Reason for Processing

Your name, address and contact details, including email address and telephone number.

To maintain accurate and up-to-date contact details during the application and interview process.  

Information relating to your Right to Work, references from previous employers and educational establishments and criminal records agencies. We have policies in place for both Right to Work and Vetting if you require further information.

This information is gathered so that we fulfil our legal obligations to ensure that the people we employ are entitled to work and to meet the requirements of our employee vetting policy which includes past references, educational references and criminal records.

Details of your qualifications, skills, experiences and employment history in the form of CV provided when joining.

We use this information to manage recruitment and selection and to assess your suitability for the role applied for. This data will also be used to plan for your induction and onboarding. This is done in line with our Recruitment and Selection Policy.

Details of your qualifications, skills, experiences, and employment history and details of any role(s) with Experian you have applied for

We keep this information after you have applied for a role with us for 12 months. During this period, if other roles which might fit your skills or qualifications become available, our Talent Acquisition team will match those roles with your details and may contact you to make you aware of such opportunities with Experian. You can object to our processing of your data for this purpose at any time by contacting us on Recruitment@experian.com. 

Information about medical or health conditions, including whether or not you have a disability.

We will use this information if we need to make reasonable adjustments to the recruitment process for candidates who have a disability. This is to carry out our legal obligations and exercise specific rights in relation to employment.

Selection documentation such as interview notes, materials and psychometric assessments.

During the recruitment we have a legitimate interest in capturing this personal information will be captured to ensure we can assess suitability for the role.

We may also engage with approved third parties to complete Psychometric assessments and information provided to these providers to facilitate these.

​​​​​​​Should you choose not to share this information with a third party then you should let your Talent Acquisition contact know.

Process

Automated Decision Making

Our recruitment processes are not based solely on automated decision-making. SmartAssistant uses matching algorithms which provide candidate scores to support decision making around which candidates are potential good fits to move forward in the hiring process as well as the ability to discover otherwise hidden talent. The SmartAssistant has two main components – match score and discovery.

Recruitment Process

As part of our Recruitment and Selection process, we apply our recruitment technology to compare your application information to the job advertisement that has been applied to and scores that application (referred to as a ‘Match Score’). This assessment is based on experience, skills (including languages) education and location. The recruitment technology reviews the job description to look at key things like job title, required years of experience, skills and education to produce a set of criteria for the job. This criteria is then compared against your application to assess how well your application matches up to this criteria. If you were to apply for more than one role then multiple Match Scores will be provided. If you are unsuccessful in your job application, when a role is added into the recruitment technology, it will assess all profiles to see if there is a good match using artificial intelligence. This would include processing your personal data if you have been unsuccessful in your original application for a role in Experian. Should you not wish for this additional processing to take place, please contact the Talent Acquisition team and your details will be removed from our recruitment process. It is important to stress that no decisions are made purely on the Match Score and every candidate application can be reviewed by a member of the Talent Acquisition Team. The reason we use this software is to give every applicant a fair chance of being reviewed for suitable vacancies we have as a Company. 

Sharing Your Data

Your information will be shared internally for the purposes of the recruitment process. This includes members of the HR and Talent Acquisition Team, interviewers involved in the recruitment and selection process, managers in the business area with the vacancy and anyone else if access to the data is necessary for the performance of their roles.

If you are successful, we will also obtain pre-employment references from former employers and educational establishments, and obtain necessary criminal records checks with your consent. Above only when required under our vetting process and we will process this data only when it is allowed by local laws.

We will transfer your details outside of the country where it was collected as some of our systems may be held outside of your country. Where this is the case, we take appropriate steps to ensure that your data is managed in line with our Global Information Security Policy requirements and with the appropriate safeguards set in the applicable privacy laws/regulations.

Your Rights

If you would like to exercise any of your privacy rights or contact our DPO, please send an email to: notifications@smartrecruiters.com

Başvuru Sahibi ve Aday Gizlilik Politikası

Her Başvuru Sahibi ve Adayın Bu Politika Hakkında Bilmesi Gerekenler

Kim

Bu politika, Experian'daki roller için başvuran ve aday olan kişilere uygulanır.

Ne

Bu politika, başvuru sahibi ve aday verilerinin nasıl toplandığı, saklandığı, muhafaza edildiği ve işlendiğine dair genel bir bakış sağlar.

Neden

Kişisel verilerinizi nasıl topladığımız ve kullandığımız konusunda şeffaf olmaya ve veri koruma yükümlülüklerimizi yerine getirmeye kararlıyız.

Ana Politika Noktaları:

Adil ve etkili bir işe alım ve seçim sürecini yönetebilmek ve bir rol için uygunluğu değerlendirebilmek için başvuru sahibi ve aday verilerini işlememiz gerekmektedir.

Yaklaşımımız

İşe alım, seçim ve işe alım sürecini yönetmek için kişisel verilerinizi toplar ve işleriz ve kişisel verilerinizi nasıl topladığımız ve kullandığımız konusunda şeffaf olmaya ve veri koruma yükümlülüklerimizi yerine getirmeye kararlıyız. Bu politika, Experian Bilgi Hizmetleri Ltd.'nin iş başvuru sahipleri ve adayları için geçerlidir. Veri koruma yasaları gereğince, Experian Bilgi Hizmetleri Ltd. kişisel verilerinizin veri sorumlusudur.

Verilerinizi İşleme

Adil ve etkili bir işe alım ve seçim sürecini yönetebilmek ve bir rol için uygunluğunuzu değerlendirebilmek, arka plan ve referans kontrolleri yapmak, işe alım süreci hakkında sizinle iletişim kurmak ve yasal veya düzenleyici gerekliliklere uymak için verilerinizi işlememiz gerekmektedir. Bu verileri, veri sahibi/başvuru sahibinin talebi üzerine bir sözleşme yapmadan önce işleriz ve başvuru sahibi tarafından sağlanan onay, Experian tarafından ilan edilen role doğru başvuru sahibi veya adayı atamak için kullanılan yasal işleme temelidir.

Kişisel verilerinizi yalnızca kendi iç kayıt tutma ve idari amaçlarımız için ve herhangi bir soru veya şikayetinizi yönetmek için saklarız. Dayandığımız yasal işleme temeli meşru menfaatimizdir. İşe alım sürecimizin doğru kayıtlarını tutmak ve başvuru sahipleri ve adaylarla olan ilişkimizi yönetmek meşru menfaatlerimizdendir.

Özel ihtiyaçlarınız hakkında bize bildirdiğiniz durumlarda, bu özel kişisel veri kategorilerine giren bilgileri (örneğin sağlık bilgileri gibi) makul düzenlemeler yapmak için işlememiz gerekebilir. Bu özel veri kategorilerindeki işleme faaliyetleri, şirketin veya çalışanın istihdam ve sosyal güvenlik ve sosyal koruma yasaları alanındaki yükümlülüklerini yerine getirmek ve belirli haklarını kullanmak amacıyla, her zaman yasa veya uygun koruma önlemleri sağlayan bir sözleşme uyarınca yapılır.

Başarılı olursanız, sizinle bir iş sözleşmesi yapmak için verilerinizi işleyeceğiz ve yalnızca sizin onayınızla üçüncü taraflardan, örneğin önceki işverenler veya eğitim kurumları tarafından sağlanan referanslardan kişisel veriler toplayacağız. Güvenilir bir pozisyona girerken ve pozisyon gereği gerekli olduğunda referans kontrolleri yapılır. Yalnızca yerel yasalar izin verdiğinde, elde edilen sabıka kayıtları arşivlenmez ve bu verileri yalnızca yerel yasalar izin verdiğinde işleriz. Ayrıca, işe başlamadan önce ilgili ülkede çalışma uygunluğunuzu kontrol etmek için yasal yükümlülüklerimize uymak amacıyla verilerinizi işleyeceğiz.

Verilerinizi, başvurduğunuz pozisyonla ilgili olmayan herhangi bir amaç için kullanmayacağız, ancak gelecekte size uygun olabilecek iş fırsatları için kişisel verilerinizi dosyada tutmamız için özel olarak onayınızı istemedikçe. Bu durumlarda, verilerinizi ne kadar süreyle saklayacağımızı size bildireceğiz ve onayınızı istediğiniz zaman geri çekme hakkına sahipsiniz.

İşe alım sürecinde Experian'a veri sağlama konusunda yasal veya sözleşmesel bir yükümlülüğünüz yoktur. Ancak, bilgileri sağlamazsanız, başvurunuzu işleyemeyebilir veya seçim süreçlerimize dahil edemeyebiliriz.

Toplama, Saklama ve Muhafaza

Adınız ve adresiniz, becerileriniz ve deneyimleriniz ve kariyer geçmişiniz gibi bir dizi bilgiyi toplar ve işleriz. Bu bilgiler çeşitli şekillerde toplanır, örneğin başvuru formları veya CV'niz aracılığıyla, pasaportunuz veya diğer kimlik belgelerinizden ve işe alım acenteleri dahil üçüncü taraflardan toplanabilir.

Experian'da bir role başvurduğunuzda, Smart Recruiters platformunda bir profil oluşturma fırsatı verilecektir. Bu, aday profilinizi güncellemenize, hatta silmenize olanak tanır.

İş başvurunuz başarılı olursa, işe alım sürecinde toplanan kişisel veriler, çalışanlarımız hakkında bilgi tutmak için kullandığımız iç sistemlerimize, People Portal ve Oracle'a aktarılacaktır. İşe alım sürecinde başarılı olmanız durumunda kişisel verilerinizi nasıl ele aldığımız hakkında daha fazla bilgi için Çalışan Gizlilik Politikamız size daha fazla bilgi verecektir.

İş başvurunuz başarısız olursa, ilgili işe alım sürecinin sona ermesinden sonra verilerinizi HR sistemlerimizde 12 aydan fazla tutmayacağız. Verileri, Experian'da size uygun olabilecek gelecekteki rolleri size bildirebilmek için saklıyoruz. Ayrıca, bize başvuran kişilerin çeşitliliğini izleyebilmek için bu verileri tutuyoruz.

Bu sürenin sonunda, verileriniz silinir veya imha edilir.

Aşağıdaki tablo, tutulan tüm verilerin ve verilerin tutulma amacının bir listesini sağlar:

Toplanan Veriler

İşleme Nedeni

Adınız, adresiniz ve iletişim bilgileriniz, e-posta adresiniz ve telefon numaranız.

Başvuru ve mülakat sürecinde doğru ve güncel iletişim bilgilerini tutmak için.

Çalışma Hakkınızla ilgili bilgiler, önceki işverenlerden ve eğitim kurumlarından alınan referanslar ve sabıka kayıtları. Daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa, Çalışma Hakkı ve İnceleme politikalarımız mevcuttur.

Bu bilgiler, işe aldığımız kişilerin çalışma hakkına sahip olduğundan emin olmak ve çalışan inceleme politikamızın gerekliliklerini karşılamak için toplanır.

Katıldığınızda sağlanan CV formunda nitelikleriniz, becerileriniz, deneyimleriniz ve iş geçmişinizin ayrıntıları.

Bu bilgileri işe alım ve seçim sürecini yönetmek ve başvurduğunuz rol için uygunluğunuzu değerlendirmek için kullanırız. Bu veriler ayrıca oryantasyon ve işe alım planlaması için de kullanılacaktır. Bu, İşe Alım ve Seçim Politikamız doğrultusunda yapılır.

Nitelikleriniz, becerileriniz, deneyimleriniz ve iş geçmişinizin ayrıntıları ve Experian'da başvurduğunuz herhangi bir rolün ayrıntıları.

Bir role başvurduktan sonra bu bilgileri 12 ay boyunca saklarız. Bu süre zarfında, becerilerinize veya niteliklerinize uygun olabilecek diğer roller mevcut olursa, Yetenek Kazanım ekibimiz bu rolleri bilgilerinizle eşleştirir ve sizi bu tür fırsatlar hakkında bilgilendirmek için sizinle iletişime geçebilir. Bu amaçla verilerinizi işlememize herhangi bir zamanda itiraz edebilirsiniz, Recruitment@experian.com adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Tıbbi veya sağlık durumları hakkında bilgiler, engellilik durumunuz olup olmadığı dahil.

Engelli adaylar için işe alım sürecinde makul düzenlemeler yapmamız gerekirse bu bilgileri kullanacağız. Bu, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve istihdamla ilgili belirli hakları kullanmak içindir.

Mülakat notları, materyaller ve psikometrik değerlendirmeler gibi seçim belgeleri.

İşe alım sürecinde, bu kişisel bilgileri toplamak için meşru bir menfaatimiz vardır, bu da rol için uygunluğu değerlendirebilmemizi sağlar.

Psikometrik değerlendirmeleri tamamlamak için onaylı üçüncü taraflarla da işbirliği yapabiliriz ve bu sağlayıcılara sağlanan bilgiler bu işlemleri kolaylaştırmak için kullanılır.

​​​​​​​Bu bilgileri üçüncü taraflarla paylaşmamayı tercih ederseniz, Yetenek Kazanım iletişim kişinize bildirmelisiniz.

 

Süreç

Otomatik Karar Verme

İşe alım süreçlerimiz tamamen otomatik karar verme üzerine kurulu değildir. SmartAssistant, işe alım sürecinde hangi adayların potansiyel olarak iyi uyum sağladığını belirlemek ve gizli yetenekleri keşfetmek için aday puanları sağlayan eşleştirme algoritmaları kullanır. SmartAssistant'ın iki ana bileşeni vardır: eşleşme puanı ve keşif.

İşe Alım Süreci

İşe Alım ve Seçim sürecimizin bir parçası olarak, işe alım teknolojimizi kullanarak başvuru bilgilerinizi başvurulan iş ilanıyla karşılaştırır ve bu başvuruyu puanlarız (bu, 'Eşleşme Puanı' olarak adlandırılır). Bu değerlendirme, deneyim, beceriler (diller dahil), eğitim ve konuma dayanmaktadır. İşe alım teknolojisi, iş unvanı, gerekli deneyim yılı, beceriler ve eğitim gibi anahtar unsurlara bakmak için iş tanımını gözden geçirir ve iş için bir dizi kriter oluşturur. Bu kriterler daha sonra başvurunuzla karşılaştırılarak başvurunuzun bu kriterlere ne kadar iyi uyduğunu değerlendirir. Birden fazla role başvurursanız, birden fazla Eşleşme Puanı sağlanacaktır. İş başvurunuz başarısız olursa, işe alım teknolojisine bir rol eklendiğinde, yapay zeka kullanarak tüm profilleri değerlendirir ve iyi bir eşleşme olup olmadığını kontrol eder. Bu, Experian'daki bir role ilk başvurunuzda başarısız olduysanız, kişisel verilerinizin işlenmesini içerecektir. Bu ek işlemin gerçekleşmesini istemiyorsanız, Yetenek Kazanım ekibiyle iletişime geçin ve bilgileriniz işe alım sürecimizden kaldırılacaktır. Eşleşme Puanına dayanarak hiçbir kararın alınmadığını ve her aday başvurusunun Yetenek Kazanım Ekibi'nin bir üyesi tarafından gözden geçirilebileceğini vurgulamak önemlidir. Bu yazılımı kullanmamızın nedeni, her başvuru sahibine Şirket olarak sahip olduğumuz uygun boş pozisyonlar için gözden geçirilme şansı vermektir.

Verilerinizi Paylaşma

Bilgileriniz, işe alım süreci amacıyla dahili olarak paylaşılacaktır. Bu, İK ve Yetenek Kazanım Ekibi üyelerini, işe alım ve seçim sürecine dahil olan mülakatçıları, boş pozisyonun bulunduğu iş alanındaki yöneticileri ve rollerini yerine getirmek için verilere erişimin gerekli olduğu diğer kişileri içerir.

Başarılı olursanız, önceki işverenlerden ve eğitim kurumlarından ön istihdam referansları alacağız ve gerekli referans kontrollerini sizin onayınızla yapacağız. Yukarıdaki işlemler yalnızca inceleme sürecimiz gerektirdiğinde yapılır ve bu verileri yalnızca yerel yasaların izin verdiği durumlarda işleriz.

Bazı sistemlerimiz ülkenizin dışında tutulabileceğinden, bilgilerinizi toplandığı ülkenin dışına aktaracağız. Bu durumda, verilerinizin Küresel Bilgi Güvenliği Politikası gerekliliklerimize ve geçerli gizlilik yasaları/düzenlemelerinde belirlenen uygun koruma önlemlerine uygun olarak yönetilmesini sağlamak için uygun adımları atarız.

Haklarınız

Herhangi bir gizlilik hakkınızı kullanmak veya DPO'muzla iletişime geçmek isterseniz, lütfen şu adrese bir e-posta gönderin: notifications@smartrecruiters.com